致胜职场秘籍一:别惯坏别人,委屈了自己

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前几天,部门在准备一个300万项目的投标工作。这个项目是在16年9月份跟踪的,足足花了大半年时间。

这半年时间,我拜访客户不下二十次,酒喝不少,整的还差点住院。不过,基本上把各个层面的关系搞定,所以投这个标基本上是在例行程序。

这次投标工作是由Z负责,包括工作计划编制、内部沟通与协调、标书技术部分编制以及整体校对与封装!D负责商务部分,包括招标文件购买、保证金汇款、商务资料收集、标书打印以及事后费用结算等;W负责报价编制。

开标的前三天,我从外地出差回来。因为出差的缘故,所以投标工作相关进度也没怎么关心。按照既定工作计划,基本上要收尾。

在我接手投标工作后,我要求团队必须提前一天完成全部工作,标书盖章封装。预留一天作为应急处理时间,应急事件通常包括,标书文件内容不完整、公章或签字遗漏及投标地点路途时间长等。

但是,当我听完D的汇报时,我气的把手中报销单砸到桌子上。直到今天,投标保证金还没有打到代理公司账户。至于什么原因,D解释说财务忙着审计没有时间打款。

我把Z也喊了进来,问他为什么没有跟财务协调?Z淡淡抛了一句,我负责技术标,没时间协调。Z跟我同龄,但比我进单位早两年,是公司老员工,平时我比较尊重他的建议,但这个事情让我很恼火。不过,我还是控制住情绪,跟Z把整个工作做了一次梳理,确认明天可以完成也就没再多说什么。

因为时间还算充分,决定跟D好好沟通,目的是避免再出现类似的问题,以及提高商务环节的工作效率。

D是个92年的小姑娘,进公司不到半年,缺乏经验,如果一味迁怒容易打击工作积极性,尤其是近期明显看到她的进步。所以,正好利用这个机会,给她灌输一些职场法则:

别惯坏了别人,委屈了自己。
1.你委屈吗

我问D,这件事是你负责,为什么财务说忙,没时间打款,你就不想办法去解决?Z说,她已经跟Z说了,以为他会协调,再加上手中工作量比较大,就没有再跟这个事。

我问,那你是不是觉得很委屈?

D欲言又止,小声说了一句,财务的人我又不熟悉,找他们还爱理不理的。

所以,按照D的说法,她是觉得自己非常委屈,两头受挤压。

那问题来了,这个委屈可以避免吗?

答案是肯定的。如果Z去协调,我相信是完全可以解决。但如果每次都这样,那D的价值在哪?

再深究一下,这个环节工作可以再具体些吗?

2.惯坏财务

财务作为公司的职能部门,负责资金的进出,每天工作量非常大。在整个公司,论加班,财务第一,我第二。而且现有财务部经理比较强势,工作较真。再加上财务经理可以控制每笔资金进出的时间,其他部门也不敢太顶真。

所以时间长了,财务自然而然有种不讲理的霸气,其部门员工也自然会比较“嚣张”,怠慢一些不怎么重要的事。

那么,问题来了,怎么样让财务觉得这个事情重要,而且必须尽快办理?

我的答案只有两个字:责任!

3.责任主体

投标工作虽说是我部门负责,但涉及保证金汇款是由财务负责,大前提是我部门完成汇款手续的办理。

我问了D,这次汇款单子是在投标的第二天就送过去,中间耽误五天。我去财务问了下情况,负责打款的人说D没说非常紧急,也没明确什么时候汇款。而D坚称她说了。

空口无凭啊!

事实是,财务可以把汇款责任推的干净,但我因没有汇款凭证导致废标,这个责任则完全由我来背。

要明白,公司领导关注的是投标结果。如果出现废标,不管什么原因,责任全在我部门身上。

4.书面告知单

考虑到D手上工作量,我让W去设计个通知单模版,模版明确几个关键信息:项目名称、保证金金额、开标日期、汇款日期、我方经办人姓名(签字)、财务经办人姓名(签字)、落款日期。备注:一共贰份,双方各执壹份。

这个模版将工作事项和责任人全部明确。谁耽误,这个责任谁来背!

D拿着这个通知单去了财务,十分钟后乐呵呵地跑过来跟我反馈,财务那边立即打款。

5.分享结论

在职场中,你要想不受些委屈,必须做到三点:

一是自己的事情自己办,依靠别人就得有做好承担责任的准备。

二是加强沟通,用“责任”堵住别人拒绝的嘴,让其没有任何讨价还价的机会。

三是建立和完善工作跟进计划,针对突发情况,及时做好应急解决方案。

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